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25 juillet 2016 | 
1:16 | 
De nombreuses entreprises gèrent leurs notes de frais en utilisant du papier, une feuille de calcul Excel ou d’autres systèmes dépassés; or, ces méthodes s’apparentent souvent à des corvées et à du temps perdu. Heureusement, des outils intelligents apparaissent sur le marché pour aider les entreprises et leurs employés, pour simplifier et améliorer la gestion, ainsi que le contrôle des notes de frais. Voici les raisons d’opter pour l’automatisation de ces derniers.
S’occuper des notes de frais manuellement est inefficace
En général, les notes de frais de l’entreprise sont traitées à la fin de chaque mois. Les employés listent leurs dépenses et présentent les reçus, ou factures, en rapports aux frais professionnels engagés au compte de l’employeur pour soumettre cette liste à validation. En sus, un expert comptable est souvent impliqué pour le contrôle des informations.
Le souci est que le payement ou remboursement de ces notes de frais prend parfois plusieurs semaines, après que le frais original ait été payé par l’employé. Les procédures sont compliquées et cela prend du temps, ce qui implique que les employés doivent patienter pour être remboursés. En outre, la direction n’a pas un aperçu clair concernant le flux de trésorerie. Heureusement, les logiciels représentent une excellente solution note de frais avec de multiples avantages.
Les avantages des logiciels intelligents
Le premier atout des logiciels pour gérer les notes de frais est qu’ils permettent d’être mobile et de libérer du temps précieux. Par exemple, grâce à une application installée sur un smartphone, il est possible de traiter les notes de frais en temps réel, n’importe où, et à n’importe quel moment. Plus besoin de prendre du temps au bureau pour procéder à cette tâche. Elle peut être réalisée lors d’un voyage ou d’un rendez-vous avec les clients. De cette manière, la personne en charge de contrôler et de valider les notes de frais, peut les gérer facilement.
En addition, l’automatisation rend le processus administratif plus rapide, de même que les remboursements. En effet, les solutions intelligentes permettent un meilleur suivi, ce qui signifie qu’il est envisageable de rembourser les employés rapidement, mais également d’éviter de passer du temps à contrôler des dépenses incomplètes ou mal réclamées. Les logiciels récents utilisent des données précises et complètes; Certains outils proposent même de numériser les différents justificatifs (factures, reçus…), ou utilisent la géolocalisation pour catégoriser automatiquement les dépenses.
Un autre avantage important d’un logiciel de note de frais sur un smartphone, est qu’il offre une meilleure visibilité sur les dépenses des équipes, ou des collaborateurs. Étant donné que les données fournies par les logiciels sont détaillées, il est possible d’avoir des informations concernant les flux entrant et sortant de trésorerie. Il est ainsi possible de voir l’évolution des dépenses, afin de pouvoir limiter les dépenses inutiles et de repérer les abus. De cette façon, l’entreprise pourra mieux établir et gérer le budget concernant les notes de frais.