Quatre règles d’or de l’organisation séminaire entreprise

Un séminaire est outil de management incontournable pour garantir le bon fonctionnement de votre entreprise et de vos ressources humaines. Cela peut également renforcer le lien entre vos collaborateurs, améliorer leur ambiance et leur productivité. Raison pour laquelle ce type d’évènement doit être bien préparé. Voici quatre conseils qui vous aideront à atteindre vos objectifs.

Bien définir votre public cible

Avant de vous lancer, pensez tout d’abord à bien cerner le public auquel vous allez vous adresser. Cela peut être des partenaires, des salariés, des responsables, etc.

C’est une étape importante pour votre organisation séminaire entreprise. Autrement dit, la connaissance de vos interlocuteurs vous permettra de définir le lieu de votre événement, les ressources matérielles à mobiliser et le budget à y consacrer.

Choisir un lieu et une date adaptée

Le choix du lieu et de la date du séminaire ne se fait pas au hasard. Le lieu doit être adapté au public visé, au caractère de l’évènement et surtout de votre budget. Par exemple, l’endroit idéal pour mener un séminaire de travail avec vos partenaires financiers ne doit pas être le même que si vous prévoyez d’en organiser un pour vos salariés.

Quant au délai, il doit être raisonnable, mais il dépend aussi de l’envergure de votre projet. Selon votre objectif, quelques heures peuvent parfois suffire. Dans d’autres cas, cela peut prendre plusieurs jours. Il ne faut pas également négliger le temps de préparation qui peut aller jusqu’à 3 mois avant le déroulement de l’évènement.

Communiquez efficacement

L’objectif de cette étape est de mobiliser les participants que vous avez préalablement définis par le biais des invitations. Celles-ci doivent être bien conçues et contenir des informations précises telles que la date, l’ordre du jour, la durée et l’heure du séminaire.

D’une manière générale, vous devez envoyer les invitations au moins un mois à l’avance pour attirer le plus de participants et leur permettre de s’y préparer. Dans le cadre de la communication, prévoyez également des badges pour identifier les participants. Si besoin, vous pouvez leur fournir un stylo et un petit bloc-notes au cas où ces derniers pourraient prendre des notes.

Cadrez votre budget

Le budget, c’est aussi un élément déterminant pour assurer la réussite de votre organisation séminaire entreprise. Le mieux serait d’identifier tous les postes de dépenses comme les frais de location du local, les coûts liés aux déplacements, à la mobilisation des équipements et matériels (vidéoprojecteur, micro, etc.), techniques.

Si vous prévoyez d’offrir d’autres prestations comme le service traiteur, la traduction, le reportage, etc., il vous faudra les intégrer à votre check-list. Enfin, n’oubliez pas les coûts de l’impression des invitations.

Voilà, vous avez maintenant toutes les cartes en mains pour mener à bien votre séminaire.