admin | 
2 mars 2018 | 
7:30 | 
Archiver les documents concernant votre entreprise comme les contrats, les commandes, les devis, les factures… est une obligation. Mais au fil des ans, le nombre de papiers accumulés peut devenir très important et vous pouvez alors manquer de place.
La GED (Gestion Électronique des Documents) comme le propose archiveco.fr peut alors être la solution. Zoom sur la mutation que connaît le secteur actuellement.
La complexité des archives physiques
Mettre en place une archive physique de tous les documents concernant votre entreprise, que ce soit pour les affaires en cours comme celles passées, impose d’avoir de bons outils et d’utiliser une méthode efficace qui prend en compte toutes les contraintes qui sont liées à l’archivage papier.
Comme indiqué ici, elle permet de s’organiser efficacement tous les documents de votre entreprise avec rigueur et de façon logique. Une procédure d’archivage comprend donc le traitement complet des documents allant du moment de leur création à leur destruction, leur conservation dans de bonnes conditions pour qu’ils restent en bon état et prévenir toute perte et les rendre accessibles facilement.
Avec un nombre de papiers et documents sans cesse croissants, avoir des archives physiques peut s’avérer très difficile. C’est pourquoi peu à peu, bon nombre d’entreprises se tournent vers la GED.
La transformation digitale des entreprises en faveur de la GED
Pendant très longtemps, le support papier s’est imposé comme la référence. Il y a donc d’une part ceux qui y restent attachés. D’un autre côté, le développement des progiciels a permis une meilleure compréhension des flux numériques et une volonté de mieux maîtriser l’information notamment pour les DSI responsables.
De plus, ces dernières années, les entreprises ont pris conscience de la nécessité d’avoir une information fiable, pérenne et accessible rapidement sur tous les supports afin de pouvoir rester concurrentiel. Des faits qui ont changé la vision des archives et ont entraîné une mutation vers la GED.
Même si le tout numérique n’est pas encore acquis pour toutes les entreprises, 37 % d’entre elles ont déjà adopté cette stratégie et 57 % pensent que c’est un axe qu’elles devront adopter au moyen terme. Les archives numériques sont ainsi en plein développement et tendent à s’imposer peu à peu.
Si certaines entreprises se montrent encore frileuses à passer au tout numérique, elles passent à l’archivage mixe capable de traiter de la même façon ce double flux d’informations car elles ne peuvent pas encore se passer des papiers mais sont obligés de suivre la transformation digitale qui touche tous les professionnels. Pour plus de facilité, il peut alors être judicieux de confier son archivage à un prestataire tiers spécialisé dans ce domaine.
Les avantages de la gestion électronique de documents
Les archives mixtes sont appelées à exister encore environ une quinzaine d’années selon les experts, les entreprises passeront ensuite au tout numérique et notamment à la GED. Les avantages indéniables de ce système en font succès grandissant. En effet, elle répond aux besoins actuels des entreprises en permettant de consulter les archives par tous les utilisateurs autorisés et sur différents supports.
De plus, les informations sont facilement accessibles et il est possible de tracer toutes les modifications émises sur ce document, ce qui limite les risques de fraude. Et, cette traçabilité limite grandement les risques de perte.
Enfin, le volume de stockage des papiers et documents est réduit et vous gagnez de la place dans votre entreprise, où parfois les mètres carrés sont comptés.