L’accueil téléphonique, vitrine de votre entreprise

Le front-office de votre entreprise ne se limite pas à l’accueil de vos bureaux. Au même titre que votre site internet, votre accueil téléphonique est le reflet de l’image de votre entreprise.Pour cette raison, il est important de soigner cet accueil téléphonique.

Engager quelqu’un de qualifié

L’accueil téléphonique est très important pour votre entreprise, notamment si vous avez du flux important au standard. C’est la raison pour laquelle il sera important d’engager quelqu’un de qualifié pour ce poste, qui, mine de rien est stratégique pour votre image.

Vous aurez besoin de quelqu’un de diplômé en secrétariat ou équivalent, mais surtout de quelqu’un qui ait un sens développé du relationnel. Une personne froide à l’accueil téléphonique ne saurait apporter des choses positives pour votre business.

Quid de l’externalisation ?

Pour des raisons d’organisation et de coût, certaines entreprises optent pour l’externalisation de l’accueil téléphonique. Par exemple, c’est le cas des entrepreneurs qui travaillent seuls et qui sont souvent en déplacement professionnel.

L’externalisation peut alors être intéressante, à condition que le niveau de qualité soit impeccable. Ainsi, vous pourrez vous focaliser sur votre cœur de métier. Cependant, cela nécessitera également une organisation au poil, car la société prestataire ne maîtrise pas forcément les arcanes de votre métier.

Donner des consignes claires

Que vous décidiez de recruter quelqu’un en interne ou de d’externaliser votre accueil téléphonique, il sera très important de donner des consignes claires. En effet, un agent à l’accueil téléphonique qui ne parvient pas à cerner ses tâches est le comble de l’amateurisme.Cela se répercuterait alors directement sur l’image de votre entreprise.

Pour éviter cela, pensez à organiser des séances de travail avec votre agent d’accueil téléphonique. Ces séances lui permettront de s’imprégner des consignes mais aussi de comprendre réellement ce qu’on attend de lui, même dans les situations les plus inattendues.

S’équiper des outils adéquats

Un accueil téléphonique professionnel, ce n’est pas uniquement un agent derrière un téléphone. Pour pouvoir s’acquitter des tâches qui lui sont confiées, l’agent à l’accueil téléphonique aura besoin d’un minimum d’outils.

Par exemple, il lui faudra un outil informatique pour noter les rendez-vous et gérer le suivi de ses tâches. Il lui faudra également un logiciel d’accueil téléphonique qui lui permettra de transférer des appels, de les mettre en attente, etc.

Par ailleurs, pensez également à mettre en place un message d’accueil téléphonique professionnel. C’est ce message qui sera diffusé lors des attentes téléphoniques. Il faut savoir que ce message d’accueil devra être de très bonne qualité, car l’UX ne devra pas décevoir. Vous pouvez alors choisir d’enregistrer ce message vous-même si vous en avez les compétences. Mais vous pourrez aussi faire appel à une entreprise spécialisée en solutions de communication pour réaliser la tâche à votre place.

Le tout consistera à transmettre un cahier de charge bien précis : registre de langue utilisé, style de musique, durée du message d’accueil téléphonique, etc. Vous pourrez également choisir si le message sera dicté par un homme ou une femme, et même personnaliser le contenu.