Andy | 
22 octobre 2019 | 
8:06 | 
Dans une entreprise, les données constituent des ressources précieuses, qu’il convient de préserver et de sécuriser. Il s’agit d’une mine d’informations nécessaires à la progression et à l’évolution de la société.
Ces contenus importants sont susceptibles d’être perdus, altérés, ou visibles par des personnes externes à l’entreprise, ce qui peut nuire à l’activité de la société, d’où l’importance de mettre en œuvre un système de sauvegarde efficace.
Plusieurs méthodes de sauvegarde existent, et le choix de la meilleure stratégie doit se faire selon le besoin spécifique de l’entreprise, après avoir bien identifié les données les plus pertinentes.
Cet article présente les meilleures pratiques de stockage et de protection des données d’entreprise.
Commencer par identifier les données les plus sensibles
Les responsables doivent commencer par dresser un inventaire détaillé des données, afin d’identifier les informations les plus sensibles et les plus stratégiques pour l’activité de l’entreprise. Une bonne organisation du stockage des données permet de supprimer les informations qui ne sont plus utiles, et qui peuvent ralentir le système d’information.
Il est par exemple possible de hiérarchiser les données en fonction de leur importance, comme les dossiers clients, les documents comptables, les papiers administratifs, les données CRM, ou les emails archivés.
La sélection des données pertinentes donne aux managers une meilleure visibilité quant au volume de stockage requis, afin d’en évaluer le coût.
L’archivage dématérialisé concerne de nombreuses ressources comme les emails, les logiciels métiers qui enregistrent les données dans un format bien précis, les rapports en format papier préalablement scannés, ainsi que les photos, en utilisant des applications de synchronisation spécifiques.
Quelles sont les stratégies de sauvegarde des données ?
Il existe plusieurs solutions de stockage et de sécurisation des données pour les entreprises, soit en interne dans un serveur informatique, soit en externe sur le cloud. Le choix de la stratégie de sauvegarde dépend du budget alloué et de la volonté ou non d’externaliser les informations importantes.
Chaque solution présente des avantages et des inconvénients, et l’entreprise doit arriver à optimiser son choix, afin de travailler en toute sécurité, sans craindre la perte de données.
La sauvegarde en local
La méthode de sauvegarde locale permet à l’entreprise de maîtriser la gestion du stockage des données, qui doit être effectuée d’une manière rigoureuse.
Selon cette méthode, l’entreprise dispose de trois copies de ses données, stockées sur deux supports de types différents, pour minimiser les risques de perte et optimiser les sauvegardes. Une des trois copies doit être sauvegardée hors du site de l’entreprise, afin de préserver les informations en cas d’incendie ou d’inondation.
Il s’agit d’une solution manuelle, qui dépend du sérieux des personnes en charge des opérations de sauvegarde.
La sauvegarde en externe : le Cloud
L’hébergement des données dans le Cloud permet d’éviter les désagréments de la sauvegarde manuelle. C’est une version dématérialisée et automatisée du stockage, qui offre une plus grande sécurité aux informations importantes.
Le cloud peut être privé, public ou hybride, il garantit à l’entreprise un environnement sécurisé qui protège les données sensibles, et il est possible d’y accéder à tout moment.
Le sujet de la sauvegarde des données est particulièrement sensible, et il est recommandé de faire appel à un prestataire spécialisé, qui est le plus apte à prodiguer les meilleurs conseils pour la stratégie à adopter.
Quelles sont les meilleures pratiques pour prévenir la perte des données ?
Pour protéger efficacement les données de l’entreprise, il convient de respecter certaines règles, ou bonnes pratiques.
Sécuriser les informations revient à protéger les accès physiques, et à se prémunir contre les pannes ou virus informatiques.
Pour sécuriser les accès physiques, l’entreprise doit être vigilante aux entrées sorties dans les locaux contenant le matériel, mettre en place des systèmes anti-vols adaptés, et faire appel aux services d’une société de vidéo-surveillance ou gardiennage.
La protection contre les crashs et les pannes comprend l’achat d’un matériel de bonne qualité, le suivi du matériel, la vérification des installations de logiciels et la prémunition contre les surtensions ou les orages.
En ce qui concerne la protection contre les attaques informatiques ou virus, elle passe par la mise en place de mots de passe adaptés, l’installation de logiciels antivirus efficaces et d’un firewall, et l’enregistrement de toutes les connexions suspectes sur le matériel. Dans ce cadre, il convient aussi de vérifier les périphériques connectés comme les clés USB, et la mise en place de protections contre les attaques extérieures.
Toutes ces mesures doivent être accompagnées d’une vraie campagne de sensibilisation et de formation des employés, afin qu’ils soient vigilants quant à leurs propres postes de travail.
Quel système de sauvegarde choisir ?
La prévention contre les dangers liés à la perte ou à la détérioration des données n’est pas suffisante, il faut également prévoir un système de sauvegarde efficace.
La sauvegarde des informations peut se faire de plusieurs manières. La méthode la plus simple est l’utilisation d’un disque dur externe, qu’il suffit de brancher pour y transférer les données. Le processus de sauvegarde peut même être automatisé à l’aide d’outils informatiques spécifiques.
Il est également possible de stocker les données de chaque poste de travail sur une clé USB, qui est une solution pratique, mais de plus faible capacité que le disque dur externe. Les CD ou DVD constituent aussi des moyens de stockage, mais ils sont plus contraignants, car l’écriture peut prendre un temps relativement long.
Certaines entreprises dédient un des ordinateurs à la sauvegarde des données, pouvant être un vieux matériel recyclé, ce qui permet d’éviter une nouvelle acquisition. L’ordinateur de sauvegarde est connecté au réseau de l’entreprise, afin que chaque employé puisse y transférer ses données.
Hormis ces solutions simples, il existe des méthodes plus complexes et plus efficientes, comme le serveur de sauvegarde ou le cloud privé. Un serveur est un matériel plus technique qu’un simple ordinateur de sauvegarde, il permet de récupérer les données et de les synchroniser. Cet équipement peut être situé en dehors des locaux de l’entreprise, chez un hébergeur dédié, afin de renforcer la protection des données en cas de cambriolage ou d’incendie. Plusieurs entreprises proposent la location de serveurs ou baies de stockage.
Certaines solutions logicielles comme Dropbox ou Google Drive offrent un service d’archivage et de stockage dans un cloud dédié, à travers un espace spécifique. Les données sont hébergées à l’extérieur de l’entreprise. Ces logiciels constituent des outils puissants d’accès partagé aux ressources, et favorisent le travail collaboratif au sein de l’équipe. Ils permettent aussi d’accéder aux données de l’entreprise à partir de n’importe quel support.