Professionnels : pourquoi utiliser un logiciel de gestion d’événement ?

Dans l’organisation d’un événement, vous pouvez rencontrer de nombreuses difficultés. Une chose est déjà d’attirer la bonne cible pour avoir les participants recherchés, une autre est d’avoir une parfaite stratégie de planification pour donner à l’événement l’envergure souhaitée. Pour cela, la tendance est désormais à l’exploitation d’un logiciel de gestion d’événement. Les organisateurs d’événements les plus en vue et les plus côtés doivent leur succès à ce genre de plateforme qui révolutionne le milieu.

Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion d’événement ?

Pour comprendre à quel point les logiciels de planification d’événements sont en train de bouleverser les habitudes de tâtonnement et d’improvisation dont font preuve la plupart des event planners, il faut aller découvrir comment ils se présentent et dans quelle mesure ils sont utiles à tout organisateur. Sur des plateformes comme https://www.eventmaker.io/, vous pourrez toucher du doigt ce type d’outil qui est conçu pour faciliter la tâche aux agences événementielles.

Un logiciel de gestion d’événement est un outil digital créer pour automatiser en grande partie, les tâches de planification, d’organisation, de direction et de suivi, relatives à la gestion des événements. Ces tâches sont nombreuses :

• la définition de la cible selon les informations objectives tenant au thème et à la nature de l’événement ;
• le choix du titre ou de la thématique ;
• la sélection des potentiels intervenants ;
• la réservation d’une salle adaptée à l’événement et à l’effectif des participants ;
• le choix de la date et des horaires ;
• l’expédition des invitations aux participants par un système de mailing directement relié au logiciel de gestion d’événement, environ 3 semaines avant la date de l’événement ;
• les relances ou rappels d’invitation à envoyer une semaine avant la date ;
• le développement d’outils de marketing propres à la réussite de l’événement ;
• la préparation des badges pour les participants et les organisateurs ;
• la gestion de la logistique ;
• l’organisation d’un cocktail à la fin ;
• l’établissement d’un compte rendu de l’événement ;
• la transmission du compte rendu aux participants si besoin est ;
• etc. (vous pouvez en savoir davantage sur le magazine Gataka: http://www.gataka.fr).

Dans chacune de ces tâches, les entreprises du secteur de l’événementiel trouveront dans un logiciel de gestion d’événement, des outils complets permettant de mieux gérer tous les aspects des événements dont ils ont la charge.

Quels sont les avantages d’un logiciel de gestion d’événement ?

Tels que cela s’annonce, les avantages d’un logiciel de management d’événement sont nombreux. Parmi les plus significatifs, un tel logiciel vous permet de :

• vendre et distribuer vos billets d’entrée ou d’invitation à vos événements : le logiciel crée une page entière consacrée à un événement en y associant toutes les modalités de gestion, notamment celles de conception et de personnalisation des billets, puis de leur vente ou de leur distribution. Un logiciel de gestion d’événement intègre de multiples modes de paiement pour vous décharger du stress lié à la réalisation, l’expédition des tickets et leur comptabilité ;
• faire une bonne promotion de l’événement : le logiciel dispose d’une pluralité d’outils qui vous aident à attirer et convier la cible que vous aurez définie. Par exemple, au moyen d’une campagne de mailing que vous pouvez y organiser, vous pourrez retenir l’attention de plusieurs personnes pour qui votre événement serait une belle opportunité. Il vous offre la possibilité d’y connecter tous vos réseaux sociaux pour mieux vendre ;
• bien gérer l’organisation pratique de l’événement : avec un logiciel de gestion d’événement, vous accédez à de nombreux outils de reporting, de pilotage et de suivi qui vous permettent, en temps réel, de suivre l’évolution de l’événement.