Arnaud | 
15 septembre 2020 | 
12:50 | 
Aujourd’hui, le terme digitalisation est devenu commun pour toutes les entreprises. Et ce phénomène n’impacte pas seulement le secteur technologique, mais concerne également tous les domaines professionnels. La digitalisation des activités touche d’ailleurs toutes les branches d’une société, de ses démarches métiers à son processus documentaire. Un contexte qui oblige les enseignes à réviser le mode de traitement, gestion, diffusion et protection de leurs documents.
L’importance de la gestion documentaire dans une entreprise
La gestion documentaire constitue un pôle important dans la stratégie de développement de toute entreprise. Pourtant, il s’agit aussi d’une tâche fastidieuse et chronophage, nécessitant généralement la mobilisation de toute une équipe. Ceci, sans compter les outils nécessaires pour assurer la traçabilité des dossiers ainsi que les besoins matériels pour la conservation des archives. En effet, l’archivage des documents répond à des dispositions légales et juridiques. En cas de contrôle par autorités concernées, les organisations doivent être à même de présenter les pièces justificatives exigées dans leurs versions originales.
Par les ailleurs, l’importance de la gestion documentaire va au-delà du cadre légal. Les documents, comme les factures, les contrats de travail et autres paperasses s’apparentent à de véritables supports commerciaux en interne comme en externe. Afin d’accéder facilement au répertoire, chaque enseigne doit donc investir dans un outil adapté.
Depuis quelques années, l’intégration et la mise en vigueur de la GED ou « Gestion électronique des documents » a réellement facilité le processus documentaire dans les sociétés françaises. Faisant partie intégrante du système d’information de l’entreprise, elle s’est longtemps cantonnée à la numérisation et l’automatisation de la saisie comptable des factures. Au fil des années, les logiciels ont largement évolué et permettent désormais aux utilisateurs de gérer l’ensemble des documents d’une organisation.
La production et la gestion documentaire à l’ère du digital
Aujourd’hui, 8 entreprises sur 10 disposent d’un logiciel de gestion électronique des documents. De nombreuses raisons justifient le déploiement de ce projet, notamment le déménagement. De même, il s’agit désormais d’une démarche incontournable pour toutes les enseignes. En effet, celles-ci sont poussées par la transformation numérique et les nouvelles directives de l’État incitant les dirigeants vers la digitalisation. Enfin, cette décision peut être motivée par la volonté de partager plus rapidement et efficacement les informations en interne. Car, effectivement, la digitalisation du processus présente plusieurs avantages. Elle offre notamment des atouts économiques.
Cette solution réduit les coûts de traitement de document allant jusqu’à 50 % et permet également d’optimiser le temps de travail. Selon les entreprises, cela aide à limiter la durée consacrée à la manipulation des documents et à la mise à jour des classeurs. Par ailleurs, comparée à l’envoi des courriers en papier, la consultation des supports numériques participe à renforcer l’expérience sensorielle de ses clients.
Enfin, certains outils peuvent aussi être utilisés dans le cadre d’une campagne publicitaire sur le lieu de vente. Ce qui permet ainsi d’exposer les informations sur un ecran affichage dynamique exterieur. Évidemment, tous les logiciels ne se valent pas. Voilà pourquoi il ne faut pas négliger la phase de test. Il convient d’assurer l’implication des utilisateurs et des dirigeants en les intégrant au projet.