Gestion de projet : 5 erreurs à ne pas commettre

Avoir de l’ambition et déborder d’énergie demeurent insuffisant pour assurer le succès de votre projet. En tant que leader, vous devez connaître et contourner les pièges qui infestent l’entrepreneuriat. Voici une liste des 5 erreurs à ne pas commettre dans la gestion de projet. Les amateurs y tombent facilement, perdent pied et voient le fruit de leur labeur tombé à l’eau.

1-   L’absence d’une gestion des risques

Aucun projet n’est à l’abri d’un changement de cap, d’une évolution des besoins ou d’un manque budgétaire. Les aléas de la vie (maladie, accident, imprévus) ne sont pas en reste. Ils peuvent toucher les membres de l’équipe et ralentir la productivité.

Une enquête du PMI (Project Management Institute) en 2020 révèle que 27% des entreprises mettent en place un plan de gestion de risque. Un projet dépourvu d’une gestion des risques est un projet voué à l’échec. La gestion des risques englobe les procédures qui accompagnent votre projet tout au long de sa durée de vie. Elle suit l’évolution de votre travail. Plus vos ambitions s’agrandissent et plus gros sera le risque.

La gestion des risques se traduit aussi par la mise en place d’un fond réservé aux situations d’extrêmes urgences. L’enveloppe assure le bon déroulement du travail, même si votre projet se heurte à des difficultés.

2-   Une mauvaise gestion des ressources

Les ressources sont les moteurs de votre projet. Leur négligence peut entacher le succès de votre activité. Outre la santé du projet, la santé de la structure repose sur l’entretien du capital humain, des équipements ainsi que la surveillance du budget.

Une mauvaise planification des ressources conduit à :

• un déséquilibre dans la répartition des tâches ;
• une indisponibilité de certaines ressources ;
• une explosion du budget ;
• un prolongement des délais de livraison ;
• une multiplication des contretemps.

Pour améliorer vos ressources, faites usage d’un outil de planification : calendrier d’équipe, tableaux de bord… Découvrez une liste d’outils de gestion de projet ici. Restez au jus sur les éventuels obstacles qui empêchent la collaboration des équipes. Mettez en lumière les charges de travail de chaque collaborateur.

3-   Le manque de communication

L’absence d’une cohésion de groupe s’explique par une incompatibilité des personnalités, un environnement de travail inconfortable et une défaillance dans les outils de communication.

Le manque d’échanges conduit alors à une division de l’équipe. Des clans se forment et la confiance mutuelle entre collaborateurs s’évapore. Il en résulte des conflits internes qui nuisent à l’entente générale. À ce stade, il incombe au chef de projet d’instaurer des règles générales, de maintenir l’ordre et de prendre en charge la partie communication. Dans un souci de transparence, tous les membres de l’équipe doivent disposer d’un même niveau d’informations.

Par ailleurs, la communication est la clé de la motivation des troupes. Les flux d’informations qui circulent déterminent l’engagement des acteurs.

4-   La dérive des objectifs préalablement fixés

Phénomène courant dans les projets à long terme, la dérive des objectifs désigne le changement progressif de cap. Elle amène le porteur de projet à modifier la portée du travail, alors que la machine est déjà en route. Les demandes évolutives des clients, les retours incessants, l’intégration de nouveaux éléments dans le cahier de charge et le manque de temps en sont les principales sources.

Pour contourner cet obstacle, la première solution est de déterminer son origine. Puis, apportez le plus de précision possible à chaque étape de votre projet. Au besoin, notifiez vos clients des idées qui pourraient dérégler les processus.

En bon gestionnaire, vous devez faire preuve de flexibilité et adapter les enjeux à la réalité.

5-   Se laisser distraire

Les distractions sont légion, pourtant, elles sont la cause première de l’échec d’un projet. Parmi les sources de relâchement se trouve la procrastination. Attitude monnaie courante, elle engendre un prolongement incessant des délais. Pour combattre cet ennemi de la productivité, vous devez apprendre à vous focaliser sur un objectif à long terme et scinder cet objectif en plusieurs sous-parties.

Une autre source de distraction est l’incapacité à dire « Non ». Le fait d’accepter systématiquement les demandes submerge votre équipe d’une surcharge de travail.

Par ailleurs, multipliez les pauses. Accordez un temps de répit à votre corps et à votre cerveau et optimisez votre gestion du temps en hiérarchisant les tâches par ordre de priorité.