Comment mieux gérer ses notes de frais ?

142 jours. En l’espace d’une année, c’est le temps moyen que les PME consacrent aux tâches administratives. Parmi ces dernières, le traitement des notes de frais est en passe de devenir l’activité la plus chronophage des services comptables.

Collecte des reçus et autres justificatifs, saisie manuelle des données, calcul des montants à rembourser… Pour gérer une seule note de frais, vous perdez des heures et des heures en paperasse inutile. Heureusement, c’est très loin d’être la seule option.

Qu’est-ce qu’une note de frais ?

Dans le cadre de l’exercice de ses fonctions, un salarié peut être tenu d’effectuer certaines dépenses. Cela peut aller du repas offert à un client à des billets de train pour aller rencontrer un gros fournisseur. Même s’il existe une myriade de débours professionnels, les plus connus sont :

• les frais de déplacements : billets de train ou d’avion, trajets sur de longues distances, …
• les frais d’hébergements : location d’hôtel ou de chambres d’hôtes ;
• les frais de restauration, qu’ils s’agissent de ceux en faveur de l’employé ou du partenaire ;
• les frais de communication : appels internationaux, télétravail, …

Comment se faire rembourser ses notes de frais ?

En fonction des entreprises, les notes de frais peuvent faire l’objet d’un remboursement au réel ou d’un amortissement selon un forfait convenu. Attention… Dans les deux cas, l’employé est tenu de justifier les dépenses qu’il a engagé.

En réaction aux multiples abus perpétrés par les salariés, le remboursement des notes de frais est désormais très encadré. S’il désire bénéficier d’un remboursement intégral de ses dépenses, le salarié devra se plier à trois conditions :

• justifier chaque dépense à l’aide d’un élément tangible (reçu, facture, etc.) ;
• les informations légales de l’entité émettrice de ces documents doivent être visibles. Il s’agit notamment de l’adresse, de la raison sociale et du numéro SIRET ;
• si la note de frais concerne des kilomètres parcourus au volant d’un véhicule, le dossier doit être accompagné des chevaux fiscaux de la voiture utilisée.

Une fois tous ces documents en sa possession, l’employé se rend au service comptable afin de lui soumettre sa requête. Il devra adjoindre à cette documentation une lettre et un formulaire dûment rempli. C’est ensuite à la main que le comptable retranscrit les informations. Outre les possibles erreurs humaines, le processus est long et laborieux. Du moins, c’était avant Expensya…

Comment améliorer le traitement des notes de frais ?

Avec Expensya, la gestion des notes de frais devient un jeu d’enfant. Le salarié n’a qu’à prendre une photo de son reçu et laissez l’application faire le reste.

Cette dernière détecte toutes les informations importantes (raison sociale, numéro SIRET, etc.) et s’en sert pour générer une note de frais en bonne et due forme. Après approbation du manager et du chef comptable, le processus de remboursement est automatiquement déclenché.

Rapide, dotée d’une prise en main intuitive, Expensya permet aussi de générer des statistiques en temps réel, vous permettant ainsi de suivre l’évolution de vos dépenses. Que demander de plus ?