Conseils pour bien organiser un salon professionnel

Un salon professionnel est un moyen de communication performant pour toute entreprise qui y participe. D’un côté, il permet de fidéliser les clients, en les invitant au stand. Mais aussi, c’est un événement qui peut générer une retombée commerciale très importante. Il s’agit donc d’un événement incontournable à organiser pour atteindre un objectif commercial ou de notoriété. Lors d’un salon professionnel, l’offre et la demande d’un même secteur d’activité sont réunies, et des nouveaux produits sont présentés. Mais quelles sont donc les principales étapes à respecter pour bien organiser ce type de manifestation ? Nous vous répondons dans ce dossier.

Définir le thème

La première phase pour organiser un salon professionnel est de définir précisément da thématique et les objectifs. Pour cela, il serait plus efficace d’effectuer en amont une veille concurrentielle. C’est-à-dire que vous devez fréquenter d’autres salons pour vous informer sur les tendances et les nouveautés technologiques. Cela vous permettra aussi de nouer des contacts avec les exposants qui pourront participer à votre événement. Et vous aurez des idées précises sur les point-clés de l’organisation.

Choisir la date et le lieu

Trouver la date et le lieu de votre événement dépend largement de votre domaine d’activité. Mais il dépend également de l’envergure que vous souhaitez apporter à la manifestation. Notamment, s’il s’agira d’un salon à envergure nationale ou internationale. Pour cette dernière option, il faudra nécessairement choisir un lieu à la renommée internationale. Sinon, un centre local suffit pour un salon à envergure nationale. Dans tous les cas, assurez-vous de faire affaire avec un lieu où chaque participant pourra s’épanouir et présenter librement.

Déterminer le budget nécessaire

L’organisation d’un salon professionnel nécessite un budget assez conséquent. Tout d’abord, vous devez entrevoir une somme pour la location du lieu. Mais aussi, il faudra aussi prévoir des budgets pour le montage et le démontage des stands. De même pour le nettoyage du lieu avant et après le salon. Aussi, il faudra aussi prévoir des frais pour les éléments de décoration, la location de mobilier, la réalisation des invitations, et la communication.

Si vous choisissez de confier l’organisation de votre salon à un professionnel, il est aussi nécessaire de prévoir le budget y afférent. Dans ce sens, la Cité des Congrès de Nantes, expert dans l’organisation de salon professionnel peut vous venir en aide. Elle dispose des compétences et de l’expérience requise pour assurer la réussite de l’événement.

Trouver les participants

Un salon professionnel n’a pas de succès sans les exposants. De fait, vous devez impérativement faire une promotion auprès des entreprises cibles. Réseaux sociaux, email, site internet, tous les supports sont possibles pour faire connaître votre événement et inciter les sociétés à y participer. Vous pouvez également contacter directement les entreprises, par téléphone ou dans leurs locaux. Ainsi, vous aurez plus de possibilités pour expliquer clairement et précisément le concept et les objectifs du salon. En même temps, n’oubliez pas de renseigner les différentes démarches, notamment pour les inscriptions et les détails de la manifestation. Précisez bien les modalités détaillées de l’occupation des stands, leur prix de location, les obligations en matière de visuels et de décoration, etc. Une fois la liste établie et les inscriptions clôturées, il ne vous reste plus qu’à envoyer à chaque participant un document complet sur le déroulement du salon.