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24 novembre 2017 | 
5:07 | 
Dans une compagnie, l’archivage des paperasses à court ou à moyen terme est inévitable. Heureusement qu’aujourd’hui cela est grandement facilité grâce à la dématérialisation des documents. Le traitement, le partage des informations et le classement des dossiers au sein de l’entreprise sont de plus en plus simples.
Les atouts de l’archivage électronique
Autrefois, lorsque les entreprises utilisaient uniquement des papiers, les documents n’étaient archivés qu’en fin de vie, une fois que toutes les informations ont été traitées. Aujourd’hui, avec la révolution technologique, les paperasses sont envoyées aux archives dès leur création et seront consultées au fil de leur traitement. Cela est possible grâce à la numérisation de la documentation. En effet, l’archivage électronique permet de faciliter la manipulation des documents. Les opérations de modification, de lecture et de diffusion sont simplifiées car les dossiers sont plus faciles à trouver. A l’instar de cet avantage, ce système aide également à réduire les coûts liés à l’usage du papier. L’équivalent de 23.000 pages par m² peut être contenu dans un lieu de stockage numérique de 12 Go. L’archivage électronique offre un meilleur suivi et une bonne traçabilité des documents. Enfin, cela permet de faciliter le partage des informations dans une société.
Les démarches pour mettre en place le système
Tout d’abord, il faut créer et gérer un système d’archivage électronique. Ce dernier est encadré par des normes et comporte certaines étapes assez longues. Mais heureusement, il est possible de contacter un éditeur de logiciel GED, tel que Syleg. Il vaut mieux faire appel à un professionnel qui soit reconnu. En effet, les offres sont très variées dans ce domaine et les prestations proposées sont aussi très différentes. Il convient donc de faire attention. L’autre avantage est que l’éditeur mettra à la disposition de l’acheteur une solution personnalisée. Le but recherché est de posséder un outil opérationnel et parfaitement adapté aux besoins de la compagnie.
Lors de l’achat du logiciel, il ne faut pas oublier de calculer les coûts pour procéder à la maintenance et à l’assistance. Ces charges devraient être incluses dans le contrat. Entre autres, avant tout usage, des tests préalables seront effectués. Enfin, il est préférable pour l’équipe technique de l’entreprise d’obtenir une bonne formation pour utiliser efficacement le matériel.